Servicios documentales
Rentable y competitivo
Soluciones de registros
Nuestros servicios documentales consisten en garantizar que tus documentos se gestionan con el máximo nivel de seguridad y eficacia. Ofrecemos desde el almacenamiento seguro hasta la destrucción adecuada, manteniendo todo en línea con las normas más estrictas. Nuestro trabajo consiste en despreocuparte de la gestión de documentos, para que puedas centrarte más en lo que mejor sabe hacer tu empresa.
servicios
Enfoque holístico de los servicios documentales
No deberías tener que dedicar un tiempo precioso a gestionar tus documentos. Tanto si necesitas destruir documentos de forma segura como almacenarlos en cumplimiento de la HIPAA u otras normativas, tenemos las instalaciones, los expertos y la capacidad para ayudarte.
Almacenamiento
Tanto si quieres guardar sólo unas cajas como si necesitas un almacén entero, tenemos espacio para todos tus documentos.
Recuperación de documentos
Accede rápidamente a tu información con un proceso sencillo y ágil. También ofrecemos servicios de recuperación de emergencia cuando el tiempo apremia.
Conservación de documentos
Deja de sacar tiempo de tu agenda para asegurarte de que todos tus registros se conservan, y luego se almacenan o destruyen, adecuadamente. Ofrecemos retención in situ o en instalaciones seguras según tu horario ideal.
Escaneado / Imágenes
Nuestro equipo diseñará una hoja de ruta de tratamiento de imágenes de documentos para satisfacer tus necesidades a corto y largo plazo, desde servicios de escaneado y conversión de documentos hasta almacenamiento de archivos en línea.
Conversión de microfichas
Obtén un acceso cómodo y seguro a todas tus imágenes y vídeos, en cualquier momento y lugar, sin tener que rebuscar en cajas para encontrarlos.
Trituración
No arriesgues la seguridad de tus clientes ni malgastes el valioso tiempo de tus empleados con la trituración interna. Ofrecemos una destrucción económica y segura de tus documentos para ahorrarte tiempo y dinero.
Cumplimiento de la HIPAA
Tu socio seguro de datos que cumple la HIPAA
Utiliza nuestros servicios documentales sin preocuparte por la seguridad de los datos sanitarios confidenciales de tus clientes. La HIPAA, o Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros Sanitarios de 1996, protege la confidencialidad y seguridad de la información sanitaria. CTC Distributing se considera un “asociado comercial” de la HIPAA, lo que significa que estamos obligados por ley a proteger la información sobre asistencia sanitaria de la forma que marca la ley. Tus datos están seguros con nosotros.
Para obtener información más detallada sobre la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros Sanitarios de 1996, haz clic en el siguiente enlace.
hhs.gov/hipaa
Preguntas frecuentes
Más información
Servicios documentales integrales
Estamos aquí para satisfacer tus necesidades de gestión de documentos. Lee estas preguntas frecuentes para saber
más y luego contacta con nosotros para hablar de tus necesidades en persona.
- ¿Puedo acceder a mi expediente siempre que lo necesite?
Sí. Cuando necesites ver tu historial, dínoslo por escrito, por correo electrónico o por fax. Nuestros servicios de entrega incluyen la entrega estándar, que cubre el horario comercial normal, de 8 de la mañana a 4 de la tarde, de lunes a viernes. Nuestra entrega urgente cubre fuera de horario, fines de semana y festivos, y se garantiza que tus documentos te lleguen en un plazo de dos (2) horas desde tu solicitud.
- ¿Cuál es tu horario habitual de recogida y entrega? ¿Hay servicios de entrega urgente?
Durante el horario laboral habitual, de 8 a 16 h, y en condiciones normales de funcionamiento, CTC entregará y recogerá los registros al siguiente día laborable. Si necesitas una entrega urgente durante el horario laboral normal, te entregaremos tus archivos en un plazo de dos (2) horas desde el momento en que recibamos tu solicitud.
- ¿Cómo preparo nuestras cajas para el almacenamiento?
Llama al 956-686-4351 (ext.32) para recibir un paquete de cliente que contiene toda la información que necesitas para empezar.
- ¿Importa el tamaño de la caja de almacenamiento?
Sí. Debe ser una caja de almacenamiento de discos estándar.
- ¿Podemos paletizar nuestros discos para almacenarlos?
Sí. Consulta con nosotros las dimensiones máximas.
- ¿Cuánto cuesta almacenar una caja?
Los costes se basan en el espacio utilizado y/o en los servicios utilizados, lo que significa que los costes son proporcionales a tus necesidades. Consulta nuestra lista de precios y tarifas de servicios presentada con nuestra propuesta.
- ¿Qué más podemos almacenar en tus instalaciones climatizadas?
Mapas, actas de empresa o cualquier cosa que requiera un entorno especial (por ejemplo… pruebas/especímenes de laboratorio o patología)
- ¿Cómo hacen un seguimiento de mis archivos almacenados?
Utilizamos un sistema de código de barras. Con el sistema de código de barras, podemos escanear y hacer un seguimiento de todo lo que entra o sale de nuestras instalaciones. Esto ahorra tiempo, trabajo y disminuye las posibilidades de error.
- ¿Tus empleados están obligados a firmar un acuerdo de confidencialidad?
Sí. CTC se compromete a proporcionar un almacenamiento seguro y confidencial de los archivos que nos confían nuestros clientes. A nuestros empleados se les recalca constantemente la importancia de la confidencialidad.
- ¿Qué medidas de seguridad controlan el acceso al edificio?
Tus archivos se guardan en una instalación cerrada al público. Sólo un número mínimo de nuestro personal tiene acceso a las zonas de almacenamiento. Las instalaciones están equipadas con un sistema de seguridad que vigila las 24 horas del día.
- ¿Podemos utilizar nuestras propias cajas para guardar cosas?
Sí. Disponemos de cajas de almacenamiento especialmente diseñadas y construidas, pero aceptaremos cajas de almacenamiento de discos estándar siempre que no estén dañadas.